Wir haben

Wir haben im Projekt den Anspruch Sie über den aktuellen Projektfortschritt zu informieren. Was haben wir vor, wie wollen wir das erreichen und was haben wir aus welchen Gründen nicht geschafft. Wir wollen transparent sein und Sie auf dem Weg bis zum Go-Live von S/4HANA mitnehmen.

Zu sehen ist ein Zeit- und Aktionsplan, welcher die bekannten und potentiellen GoLives auf einen Blick darstellt und die jeweiligen Phasen visualisiert.
Es ist eine Dartscheibe mit mehreren Pfeilen genau in der Mitte zu sehen.
© Foto von Afif Ramdhasuma, unsplash.com

Die erste Hochschule des Konsortiums, die Hochschule Ruhr West, ist zum 01.01.2025 auf der Basis der Referenz live gegangen.

  • Die Hochschule Ruhr West hat einerseits den Umstieg auf SAP gewagt und sich andererseits der Herausforderung gestellt, als erste Hochschule des SAP.NRW Konsortiums live zu gehen.
    • Der GoLive und die ersten Monate der Nutzung sind geglückt, dennoch gibt es noch einzelne Fehler zu bereinigen oder Anpassungen vorzunehmen. Die HRW ist noch in der Hypercare-Phase, die durch die Beratung begleitet wird und auch in enger Abstimmung mit den anderen Early Adoptern.
  • Ein wichtiger Meilenstein für die Universität Münster: Der Umstieg von SAP R3 auf SAP S/4HANA ist erfolgreich abgeschlossen.
    • Während das System nun läuft, werden noch punktuell Verbesserungen vorgenommen. Das Projekt wird weiterhin fachlich begleitet, damit wertvolle Erkenntnisse und Erfahrungen festgehalten und weitergegeben werden können.
  • Aktuell sind die TU Dortmund und Deutsche Sporthochschule Köln dabei, die auf Basis der Referenzlösung erstellten lokalen Implementierungen zu Testen und die Implementierungen abzuschließen.
    • Parralel werden an allen drei Hochschulen die jeweiligen Migrationen vorbereitet, d.h. an TU Dortmund & Dtsch. Sporthochschule die Gesamtmigration und an der Uni Münster die Stichtagsmigration.
  • Im Rahmen der lokalen Implementierungen wurde Ende 2024 festgestellt, dass es eine neuere Version der eingesetzten Reise-Apps gibt.
    • Der Lenkungskreis der Referenz hat resultierend in 2025 entschieden, dass die Referenz auf die neuen Apps umgestellt wird.
    • Diese Umstellung führt zwar zu Verzögerungen in den lokalen Implementierungen - sorgt gleichzeitig jedoch für die Bereitstellung einer aktuellen Referenz für alle beteiligten Hochschulen.

2024 Die fertige Referenzlösung wird aktuell bei den vier Early Adoptern implementiert

Aktuell sind die TU Dortmund, Universität Münster, Deutsche Sporthochschule Köln und die Hochschule Ruhr West dabei, die neu geschaffene Referenzlösung lokal zu implementieren. Basierend auf Fit-Gap-Workshops wurden zunächst erforderliche lokale Anpassungen der Referenz identifiziert, bevor die lokale Ausprägung der Referenz gestartet wurde. Mit einer ersten Produktivsetzung wird zum 01.01.2025 gerechnet.

Es ist eine Fläche zu sehen, die mit einzelnen Puzzleteilen bedeckt ist. Daraus liegt oder steht eine Art Würfel, der aus diversen Puzzleteilen zusammen gesetzt ist.
Das Bild wurde mit einer KI erzeugt (DALL-E3)

2024 - Die Referenz ist geschafft - die lokalen Implementierungsprojekte sind gestartet

Das Bild zeigt einen einen Laptop, welcher von zwei Händen bedient wird. Der Laptop steht auf einer Blaupause, welche IT-Systeme zeigt.
Das Bild wurde durch KI erzeugt (DALL-E3).

Die Referenz ist abgeschlossen. Der Fokus liegt nun auf den lokalen Implementierungen der Early Adopter:

  • Referenzausprägung und Lokalisierungen in den lokalen Systemen der Early Adopter
  • Prüfen der Anforderungen aus den Lokalisierungen auf mögliche Integration in die Referenzlösung
  • Planung und Durchführung der lokal gewünschten Datenmigration
  • Vorbereitung und Durchführung der lokalen Schulungen durch den Aufbau von digitalen Lernorten in den Lokalisierungen

2024 - Die Referenz ist kurz vor dem Abschluss

Das Ziel ist in Sicht:

  • Dokumentation der Referenzprozesse
  • Die Referenz-Fachkonzepte sind finalisiert und wurden den Fast-Follower bereitgestellt
  • Die technische Dokumentation wurde durch die Beratung bereitgestellt
  • fit/gap Workshops der lokalen Implementierungsprojekte sind abgeschlossen und die Lokalisierungsanforderungen in Arbeitspakete aufgeteilt
  • Die Referenzprozesse sind in den lokalen Systemen der Early Adopter implementiert
Das Bild zeigt eine junge Frau auf einem Berggipfel sitzend.
© Photo by Denys Nevozhai on Unsplash

2024 - Das Projekt ist in vollem Gange

Das Bild zeigt einen herbstlichen Wald mit einer abendlichen Stimmung.
© Photo by Johannes Plenio on Unsplash

Das haben wir 2024 schon geschafft:

  • Implementierung der Fachkonzept-Anforderungen im Referenzsystem wurde weitgehend fertiggestellt
  • Funktions- und Integrationstests der Referenzfunktionen und -prozesse wurden abgeschlossen
  • Technische Bereitstellung der lokalen System der Early Adopter
  • Organisation und Planung der lokalen Projekte der Early Adopter
  • Planung und Durchführung der ersten lokalen fit/gap workshops

2023 - Die Referenz nimmt Gestalt an

  • Vorbereitungen für die Lokalisierungsprojekte der Early Adopter haben begonnen
  • Vorbereitende Aktivitäten zur Dokumentation der Referenzprozesse
  • Erste Integrationstests durchgeführt
  • Technische Bereitstellung der lokalen Entwicklungssysteme
  • Laufende Präsentation der aktuellen Arbeitsergebnisse (Fachkonzepte) in den Expert*innenkreisen
  • Technische Bereitstellung des Referenzsystems abgeschlossen
  • Implementierung der Fachkonzept-Anforderungen im Referenzsystem weitgehend abgeschlossen
  • Start der Funktionstests im Referenzsystem
  • Erarbeitung von Fachkonzepten und Start der Implementierung im Referenzsystem für die ersten Arbeitspakete
  • Definition und Terminierung von Arbeitspaketen durch die einzelnen Teilprojekte
  • Erste Expert*innenkreise und Bearbeitung des Feedbacks der Partnerhochschulen
  • Erstellung eines Schulungskonzepts
  • Vorbereitende Veranstaltungen wie Informationsworkshops, weitere lokale Infoveranstaltungen und Workshops an TU Dortmund und Uni Münster
  • Bereitstellung von Confluence als Kollaborationsplattform
  • Veröffentlichung des Webauftritts sap.dh.nrw
  • Benennung der Kernteams (TU Dortmund & Uni Münster)
  • Offizieller Projekt-Kick-Off am 07.02.2023
  • Durchführung erster Warm-Up Workshops zu grundlegenden Referenzthemen
  • Auftakt der Bereitstellung eines zentralen S/4HANA-Referenz-Entwicklungssystems mit integriertem bpc-Hochschulmaster als Basis für die Umsetzung der Referenzkonzeptionen
Das Bild zeigt das Kalenderblatt des Januars eines unbestimmten Jahres.
© Photo by Maddi Bazzocco on Unsplash

2022 - Der Anfang ist gemacht

Das Bild zeigt eine Tafel vor einem Gebüsch. Auf der Tafel steht - The Journey of a thousand miles begins with a single step - Lao Tzu.
© Photo by Hester Qiang on Unsplash

Im Jahr 2022 konnten folgende Aufgaben abschließen:

  • Wir haben den Projektantrag für SAP.NRW genehmigt bekommen
  • Wir haben erfolgreich ausgeschrieben und die bpc AG als Partnerin für die S/4HANA Transformation gewinnen können
  • Wir haben Projektstellen ausgeschrieben und konnten diese zumindest zum Teil mit neuen Kolleg*innen besetzen
  • Es wurden Voruntersuchungen gemacht, um die "Pain Points" des aktuellen Systems herauszufinden
  • Es wurden verschiedene Infoveranstaltungen für Teilprojektleitungen, Dezernate und Fachbereiche durchgeführt
  • Es wurde das Change Management Konzept erstellt
  • Es wurden Kooperations- und Weiterleitungsverträge abgeschlossen

Im Jahr 2022 hatten wir bereits begonnen mit:

  • Der agilen Projektplanung
  • Der Einrichtung von Confluence als Kooperations- und Informationsplattform
  • Der Beantragung der Subdomain bei DH.NRW
  • Der Festlegung der Kernteams
  • Der Planung der Workshops mit der bpc AG
  • Der Planung und Organisation von Veranstaltungen wie die Infoveranstaltung der UM, die TPL Jour Fixe, das World Café UM